La organización es fundamental para todo en la vida. Desde la entrega de tareas y proyectos a nivel estudiantil, llevar a término proyectos a nivel laboral, hasta programar los menús semanales para la casa, planificar un evento o actividad personal o familiar.
Creo que todas las personas se consideran organizadas y piensan que organizarse es algo que se hace con mucha facilidad. Ser organizado en todos los aspectos de la vida, parece un tema sencillo y del dominio general. Pero aunque ustedes no lo crean, yo he podido presenciar de primera mano la falta de organización a la que se expone mucha gente cuando trata de llevar a cabo un proyecto.
Durante mi vida laboral, fue Gerente de Proyectos de un sinnúmerode diferentes tipos de proyectos, y con frecuencia extrapolaba a mi vida personal (y aún lo hago), la forma de manejar la organización de las cosas, siempre como si se tratara de un proyecto. Y puedo decirles, que la organización ordenada y controlada garantiza el éxito de cualquier propósito.
Dicho esto, quisiera colaborar para mejorar este aspecto tan importante de la vida, así que aquí les dejo a continuación, algunos consejos sobre como podemos ser mas organizados.
Haga listas y escríbalo todo
Haga una lista de todas las tareas que involucra la actividad a realizar. Es mejor, si puede hacerlo en una computadora. No deje nada por fuera. Incluya llamadas telefónicas, consultas con otras personas, etc. Al momento de elaborarla, no se preocupe por el orden, sino por incluirlo todo.
Aquellas tareas que sean demasiado grandes o complejas, desglóselas en sub-tareas mas sencillas y fáciles de ejecutar. No olvide que para ser proactivos, a veces al hacer menos, logramos mas.
Una vez que crea haber completado la lista, proceda a poner las tareas en el orden que deben ser ejecutadas para completar el plan, considerando cuidadosamente aquellas tareas que dependan de otras (es decir, que no se puedan efectuar, hasta que no se hayan completado las anteriores); puede ponerle una marca a éstas o una sangría, para tener una percepción visual del requisito o dependencia de las otras tareas.
Calculando los tiempos
A continuación, estime el tiempo que le tomará realizar cada tarea, considerando que las dependientes deben empezar justo apenas se termina la anterior. Al tener claro estos tiempos, puede empezar a colocarle a cada tarea una fecha de inicio y fin. Este le permitirá conocer cuando empieza la organización del evento, proyecto o actividad, o cuando debe estar terminado.
Si por el contrario, usted tiene una fecha límite previamente estipulada, entonces trabaje en reversa. Luego de asignar los tiempos a cada tarea, empiece por el final, colocando la fecha de término, y trabaje calculando las fechas hacia atrás. Esto le permitirá saber cuando debe empezar las tareas a fin de terminar la organización completa a tiempo.
Tenga un cuenta las contingencias
A lo largo de la ejecución de un proyecto, aún cuando nos hayamos organizado con la mayor cantidad de detalles posibles, tenga presente que siempre habrá circunstancias fuera de nuestro control, sobre todo cuando se trata de tareas o asuntos que dependen de otra entidad o persona.
Como definitivamente, no podemos manejar ni controlar las respuestas y los tiempos de otros, lo único que podemos hacer es calcular un tiempo razonable para estas tareas. Sin embargo, para curarnos en salud, podemos establecer un colchón a estos temas en particular. Por ejemplo, si usted estima que una respuesta debe recibirla en 2 días, podría agregarle un día adicional a esta tarea, como colchón.
Pero, tenga cuidado con este recurso, no vaya a exagerar incrementando un colchón para todas las tareas, porque el proyecto se volvería excesivamente largo y podría llegar a ser difícil de manejar, ya que requeriría ajuste constante de los tiempos.
Prioriza: primero lo primero
Saber priorizar es esencial cuando estamos organizando un proyecto, evento o actividad. Muchas veces, lo que consideramos mas urgente no es necesariamente lo más importante. Hay que tomarse el tiempo y aclarar la mente para establecer las prioridades, sino los planes de acción pueden resultar mal encaminados; una priorización inadecuada puede contribuir al fracaso.
Existen diferentes formas de establecer prioridades dentro de un proyecto: pueden ser aquellas tareas que requieran mas tiempo para completarse, o mayores recursos, o esfuerzo coordinado de varias personas a la vez, o que simplemente sean fundamentales para lograr el cumplimiento del proyecto.
Cuando se establecen las tareas prioritarias, se les asigna un nivel de importancia mas alto, que mentalmente percibimos como tareas URGENTES. Ya sea que se deban empezar temprano o que se trate de algo sin lo cual no lograremos culminar el proyecto, siempre debemos ubicar estas tareas al inicio del cronograma, es decir, entre las primeras.
La Sinergía y trabajo en equipo es fundamental
Todos los miembros de un equipo deben colaborar para plasmar el cronograma de arranque de un proyecto. Si bien es cierto que en la práctica exista un Gerente de Proyectos, o una persona encargada de un evento o actividad, también lo es, que la mayoría de los proyectos requieren la acción coordinada de varias personas que conforman un equipo.
Recuerde que hay tres tipos de personas que pueden aportar sus ideas para el proyecto: el que sabe algo, y sabe que lo sabe; el que NO sabe algo, y sabe que no lo sabe; y el que NO sabe algo, pero NO sabe que No lo sabe.
Elaborar la lista de tareas y actividades en grupo proporciona dos ventajas: hay una constante lluvia de ideas que finalmente producen un compendio bastante completo de todo lo necesario para realizar el proyecto; y el hecho de que cada miembro del equipo cuenta con sus propios conocimientos prácticos (lo que también se conoce como el know how), que aporta al momento de organizarse, lo permite tener una visión completa y mas clara de lo que implican las tareas requeridas para concluir el proyecto.
Las revisiones y seguimientos son muy importantes
Dependiendo del tiempo que tome el proyecto, se deberán realizar seguimientos periódicos con el fin de validar el cumplimiento de las tareas y las fechas, verificar si existe algún problema y generar estrategias para resolverlo, si fuera necesario, reajustar el cronograma o reasignar tareas.
Lo ideal sería una vez por semana, pero de acuerdo al tiempo de duración y/o la magnitud del proyecto, podría realizarse una revisión al principio de la semana para organizar los puntos en los que se va a trabajar esa semana, y otra, al finalizar la semana para verificar el estatus y realizar los ajustes.
Procure no programarse para terminar en la misma fecha de entrega
Este es un error común que suele suceder con frecuencia. No importa que tan bien todo se haya planificado, ni que tan bien vaya el cumplimiento de los tiempos del proyecto, siempre debemos estar preparados para los imponderables, es decir "aquellas circunstancias imprevisibles o cuyas consecuencias no pueden estimarse". O como digo yo, siempre hay estar preparados para el Sr. Murphy (la Ley de Murphy).
Nuevamente, pensando en las posibles contingencias que puedan surgir durante la ejecución del proyecto, lo ideal es que la programación del mismo termine unos 3 a 5 días antes de la fecha real de entrega, lo que le da tiempo para afinar detalles de última hora, enfrentar posibles complicaciones sorpresivas y tener aún suficiente tiempo para terminar exitosamente su proyecto.
Cree patrones y estandarice
Si con frecuencia tiene que realizar proyectos similares, organizar eventos parecidos o realizar trabajos del mismo estilo en grupo estudiantiles, puede crear una plantilla con una lista de tareas básicas, de forma que cada vez que vaya a emprender un nuevo proyecto, ya tiene un plano inicial sobre el cual trabajar, y solo tendría que añadir las tareas particulares inherentes a la actividad en cuestión. Con cada proyecto que realice, ganará experiencia para ir actualizando las plantillas y alimentándolas con nuevas tareas que puedan formar parte del plano inicial.
En esta misma línea, se pueden crear formularios relacionados con los proyectos. Estos formularios se podrán enriquecer con el tiempo, según se vaya ganando experiencia, quedando eventualmente estandarizados para ser utilizados como parte del cronograma de futuros proyectos, de acuerdo a la actividad. Pueden ser utilizados con diversos fines: para iniciar el proyecto con las especificaciones particulares, para entrevistar gente, para recopilar información, etc.
Aunque este artículo me ha quedado un poco largo, espero que estos pequeños consejos les ayuden a realizar organizaciones mas efectivas al momento de emprender cualquier nuevo proyecto.
